Metodología para un “offsite” del gabinete

Hace unos días escuché a la presidenta electa de México cuando dijo que reunirá este mes a todo su gabinete, tres o cuatro días, para hacer la planeación integral del gobierno.

Organizar una reunión de planificación y coordinación, fuera de las oficinas, para los miembros del gabinete recientemente nombrados es un paso crucial para establecer el tono y la dirección del nuevo gobierno.

Pero, para lograr resultados extraordinarios en esta colaboración de alto nivel, es esencial una metodología bien estructurada. Estos son algunos de los pasos que sugieren los expertos:

1. Definir objetivos claros:

• Establecer metas: identificar los resultados que se desea lograr en la reunión, como establecer prioridades, definir roles, alinear y fomentar la cohesión del equipo.
• Comunicar la visión: asegurarse de que la visión y los objetivos estratégicos de la presidenta estén claramente articulados y sean comprendidos por todos los miembros del equipo.

2. Preparación previa a la reunión:

• Materiales de lectura previa: distribuir materiales de referencia, incluida la declaración de visión de la presidenta, las prioridades estratégicas y cualquier documento de política relevante.
• Consultas individuales: realizar reuniones individuales con cada miembro del gabinete para comprender sus perspectivas y expectativas.
• Planificación de la agenda: crear una agenda detallada que equilibre las discusiones estratégicas, las actividades de formación de equipos y las sesiones de trabajo en grupo.

3. Facilitar una colaboración eficaz:

• Facilitador profesional: contratar a un facilitador experimentado para que guíe los debates, administre el tiempo y se asegure de que se escuchen todas las voces.
• Actividades para romper el hielo: comenzar con actividades que generen confianza y mejoren la relación entre los miembros.
• Sesiones interactivas: utilizar una combinación de sesiones plenarias, debates en grupos pequeños y talleres para fomentar la participación activa y la diversidad de puntos de vista.

4. Centrarse en la alineación estratégica:

• Análisis FODA: realizar un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debiidades y amenazas) para comprender el entorno actual e identificar las prioridades estratégicas.
• Alineación de la visión y la misión: asegurarse de que todos los debates estén alineados con la visión y la misión generales del nuevo gobierno.
• Aclaración de funciones: definir las funciones y las responsabilidades de cada miembro del gabinete para evitar superposiciones y lagunas.